Persónuverndarstefna Landmælinga Íslands

Hvenær og hvernig vinna Landmælingar Íslands með persónuupplýsingar?

Landmælingar Íslands skrá og varðveita upplýsingar sem eru nauðsynlegar hverju sinni og fer það eftir málum og verkefnum sem unnið er með. Í flestum tilfellum fær stofnunin persónuupplýsingar beint frá hinum skráða, s.s. nafn, heimilisfang, kennitölu, símanúmer, netfang og fleira. Landmælingar Íslands skrá einnig niður upplýsingar um samskipti við einstaklinga, efni erindis og öll gögn og skjöl sem fylgja erindum.
Umfangsmeiri upplýsingum er safnað saman um starfsmenn en aðra. Upplýsingarnar geta bæði verið á pappír eða rafrænar. Sérstök aðgát er höfð við söfnun og meðferð viðkvæmra persónuupplýsinga s.s. upplýsinga um heilsufar eða samskipti. Landmælingar Íslands vinna einnig með persónuupplýsingar vegna almennra samskipta s.s. fyrirspurna, ábendinga og kvartana.

Lögð er rík áhersla á að öll vinnsla persónuupplýsinga sé í samræmi við meginreglur um vinnslu persónuupplýsinga

Hjá Landmælingum Íslands verða til persónuupplýsingar

• Ef óskað er eftir aðgangi að gögnum samkvæmt stjórnsýslulögum, upplýsingalögum eða persónuverndarlögum
• Ef send er fyrirspurn, ábending eða kvörtun, vegna starfseminnar, sem innihalda persónuupplýsingar
• Vegna skráningu á námskeið eða málþing
• Þegar til verður póstlisti vegna útsendingar á fréttabréfi og ársskýrslu
• Þegar notendur Örnefnagrunns skrá sig inn á skráningasíðu
• Vegna umsóknar um starf, sumarstarf eða starfsnám
• Umsækjandi um starf vísar á viðkomandi sem meðmælanda
• Vegna samnings um að sinna ákveðnum verkefnum fyrir stofnunina
• Þegar stofnunin hefur átt í samskiptum við fyrirtæki eða stofnun sem viðkomandi starfar fyrir þar sem persónuupplýsingar hafa verið gefnar upp
• Ef stofnunin fær persónuupplýsingar frá öðrum stofnunum eða fyrirtækjum
• Ef hinn skráði kemur fram fyrir hönd fyrirtækis eða stofnunar t.d. vegna svörunar erinda, beiðni um umsögn o.s. frv.

Upplýsingar um starfsmenn og umsækjendur um störf

Landmælingar Íslands vinna með persónuupplýsingar um starfsmenn sína til að geta greitt þeim laun fyrir störf sín. Tilteknar upplýsingar eru nauðsynlegar til að geta greitt laun s.s. tengiliðaupplýsingar, launaflokkur, tímaskráningar, stéttarfélagsaðild, bankaupplýsingar, lífeyrissjóðsupplýsingar. Aðrar upplýsingar eru tengdar starfslýsingu og starfi starfsmanns.

Þegar sótt er um starf hjá stofnuninni er nauðsynlegt að vinna með persónuupplýsingar við mat umsókna, s.s. tengiliðaupplýsingar, ferilskrá, kynningarbréf, upplýsingar um menntun, niðurstöður úr ráðningarviðtölum, umsagnir þriðja aðila og önnur samskipti við umsækjendur.

Hvernig eru persónuupplýsingar notaðar?

• Persónuupplýsingar eru aðeins notaðar í þeim tilgangi sem þeim er ætlað
• Persónuupplýsingum er ekki deilt til þriðja aðila

Hversu lengi varðveita Landmælingar Íslands persónuupplýsingar?

Landmælingar Íslands eru skilaskyldur aðili samkvæmt lögum nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn og er þar af leiðandi óheimilt að eyða skjölum og gögnum sem stofnuninni berast eða verða til hjá henni, nema að fengnu leyfi Þjóðskjalasafns Íslands. Í skilaskyldu felst jafnframt að öllum skjölum og gögnum sem berast Landmælingum Íslands eða verða til hjá stofnuninni, skal skilað til Þjóðskjalasafns þar sem þau eru geymd til framtíðar. Nánari upplýsingar um Þjóðskjalasafn Íslands má finna á vef safnsins: https://skjalasafn.is. 

Hver hefur aðgang að persónuupplýsingunum?

Almennt vinna starfsmenn Landmælinga Íslands ekki með persónuupplýsingar, einungis þegar nauðsyn krefur vegna þeirra verkefna sem þeir hafa umboð til að sinna. Þess er gætt að vinnsla persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við ákvæði laga og reglugerða um persónuvernd.

Öllum starfsmönnum Landmælinga Íslands er skylt að gæta þagmælsku um atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og leynt skulu fara samkvæmt lögum, fyrirmælum yfirmanna eða eðli málsins. Sú þagnarskylda helst þótt látið sé af starfi. Starfsmenn Landmælinga Íslands skrifa undir trúnaðaryfirlýsingu í upphafi starfs. Einnig er ákvæði þess efnis í ráðningarsamningum.

Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt?

Ríkar kröfur um öryggi persónuupplýsinga eru gerðar hjá Landmælingum Íslands og aðgangur að þeim takmarkaður og aðgangsstýrður. Þannig eru sérstaklega ríkar kröfur gerðar um öryggi húsnæðis og tölvukerfa stofnunarinnar hvað þetta varðar. Þá vinna Landmælingar Íslands samkvæmt upplýsingaöryggisstefnu en hluti af stefnunn i er ábyrg og örugg varsla gagna. Sömu kröfur eru gerðar til þeirra þjónustuaðila sem starfa í þágu Landmælinga Íslands og gerðir eru vinnslusamningar við viðkomandi aðila.

Þín réttindi samkvæmt persónuverndarlöggjöfinni

Samkvæmt persónuverndarlöggjöfinni hafa skráðir aðilar ákveðin réttindi og geta nýtt sér þau með því að senda beiðni á netfangið personuvernd hjá lmi.is eða með því að hafa samband í síma 430 9000. Skráðir aðilar þurfa almennt ekki að greiða til að neyta réttinda sinna. Beiðnum um aðgang að upplýsingum er svarað innan mánaðar frá því að beiðnin barst en hægt er að framlengja frestinn um tvo mánuði sé beiðnin sérstaklega umfangsmikil. Í þeim tilfellum er viðkomandi upplýstur um ástæðu tafarinnar.

 a. Aðgangsréttur
Þú átt rétt á að fá aðgang að og afrit af öllum persónuupplýsingum sem Landmælingar Íslands vinna um þig. Í sumum tilvikum geta undantekningar frá réttinum átt við, s.s. vegna réttinda annars sem vega skulu þyngra, en almenna reglan er sú að veita skuli aðganginn.
Ítarlegri upplýsingar um aðgangsrétt má nálgast á vefsíðu Persónuverndar. Þú getur einnig átt rétt á aðgangi að gögnum um þig sjálfa/n samkvæmt 15. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993, þar sem fjallað er um rétt aðila máls til aðgangs að málsgögnum, og samkvæmt 14. gr. upplýsingalaga nr. 140/2012. Hér getur verið skörun á milli lagabálka sem meta þarf hverju sinni.

b. Réttur til leiðréttingar
Þú átt rétt á því að fá leiðréttar persónuupplýsingar um þig, sem þú telur rangar. Þó skal tekið fram að með hliðsjón af ákvæðum laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn er oft óheimilt að breyta gögnum sem stofnunin býr yfir, en þá kann að vera mögulegt að koma leiðréttingu á framfæri með athugasemd, sem látin er fylgja gögnunum, þegar við á. Þú getur einnig beðið um að bæta upplýsingum við þær persónuupplýsingar sem stofnunin hefur um þig og þú telur ófullnægjandi.
Ítarlegri upplýsingar um réttinn til leiðréttingar má nálgast á vefsíðu Persónuverndar.

c. Réttur til eyðingar / rétturinn til að gleymast
Rétturinn til eyðingar eða rétturinn til að gleymast á ekki við um vinnslu persónuupplýsinga hjá Landmælingum Íslands þar sem stofnunin er bundin að lögum um opinber skjalasöfn til að varðveita allar upplýsingar sem henni berast. Í persónuverndarlögum er sérstaklega tekið fram að réttur til eyðingar persónuupplýsinga og til að gleymast eigi ekki við þegar lög mæla fyrir um að upplýsingarnar skuli varðveittar. Þannig gildir rétturinn til eyðingar / rétturinn til að gleymast ekki um persónuupplýsingar sem Landmælingar Íslands vinna.
Ítarlegri upplýsingar um réttinn til eyðingar persónuupplýsingaog réttinn til að gleymast má nálgast á vefsíðu Persónuverndar.

d. Réttur til takmörkunar á vinnslu
Þú átt rétt á að biðja um að vinnsla sé takmörkuð í ákveðnum aðstæðum.

e. Réttur til að andmæla vinnslu
Þú átt rétt á að andmæla vinnslu persónuupplýsinga um þig þegar Landmælingar Íslands vinna persónuupplýsingar um þig á grundvelli almannahagsmuna, þ.e. lagaheimildar, eða við beitingu opinbers valds.
Nálgast má ítarlegri upplýsingar um andmælarétt á vefsíðu Persónuverndar

f. Réttur til að flytja eigin gögn
Rétturinn til að flytja eigin gögn á eingöngu við þegar upplýsingar eru unnar á grundvelli samþykkis eða við gerð samnings. Landmælingar Íslands starfa á grundvelli laga og byggja því mjög lítinn hluta sinnar vinnslu á persónuupplýsingum eða samþykki eða samningi. Þar af leiðandi er ólíklegt að þessi réttur eigi við um þá vinnslu sem Landmælingar Íslands framkvæma, þar sem hún fer nánast eingöngu fram á grundvelli lagaskyldu eða almannahagsmuna.
Nálgast má ítarlegri upplýsingar um réttinn til flutnings eigin gagna á vefsíðu Persónuverndar.

g. Kvartanir vegna vinnslu persónuupplýsinga.
Teljir þú að meðferð Landmælinga Íslands á persónuupplýsingum þínum sé ekki í samræmi við gildandi lög og reglur um persónuvernd getur þú sent Persónuvernd kvörtun. Persónuvernd er sjálfstæð stofnun sem hefur það hlutverk að gæta hagsmuna almennings þannig að mannréttindi séu ekki brotin við meðferð upplýsinga. Stofnunin hefur eftirlit með lögum og reglum um vinnslu persónuupplýsinga.
Einnig er hægt að hafa samband við persónuverndarfulltrúa Landmælinga Íslands í síma 430 9000 eða með því að senda tölvupóst á netfangið personuvernd hjá lmi.is.

Notkun á vafrakökum og stoðþjónustu frá greiningaraðilum á vefsíðu Landmælinga Íslands

Landmælingar Íslands nota vafrakökur (e. cookies) sem eru litlar textaskrár geymdar á tölvu notandans. Nánari upplýsingar um vafrakökur er að finna á vef Landmælinga Íslands.

Stoðþjónusta

Landmælingar Íslands nota AWStats hugbúnað til vefmælinga. Þegar notandi kemur inn á vefinn eru nokkur atriði skráð, s.s. tími og dagsetning, vefsíða, frá hvaða landi og/eða leitarvél er komið, einnig gerð vafra og stýrikerfis. Þessar upplýsingar má nota við endurbætur á vefnum og þróun hans.

Leitarvél

Landmælingar Íslands geyma ekki upplýsingar um hvaða leitarorð þú slærð inn í leitarvél vefsíðunnar.

SSL skilríki

SSL skilríki varna því að óprúttnir aðilar komist yfir gögn sem send eru í gegnum vefinn, t.d. lykilorð og aðrar upplýsingar. Með skilríkjunum eru upplýsingar, sem sendar eru á milli notenda vefmiðlara, dulkóðaðar og gögn sem flutt eru á milli skila sér á réttan stað á öruggan máta.

Tenglar í aðra vefi

Á vef Landmælinga Íslands er stundum vísað í vefi annarra stofnana, félagasamtaka og fyrirtækja. Reglur Landmælinga Íslands um öryggi notenda gilda ekki á vefjum utan stofnunarinnar.

Endurskoðun

Landmælingar Íslands geta frá einum tíma til annars breytt persónuverndarstefnu sinni í samræmi við laga- eða reglugerðarbreytingar eða vegna breytinga á því hvernig stofnunin vinnur með persónuupplýsingar.

Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á stefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt á vefsíðu stofnunarinnar.

Persónuverndarstefna þessi var yfirfarin og samþykkt af framkvæmdastjórn 18. febrúar 2019