Innkaupastefna Landmælinga Íslands

Innkaupastefna þessi gildir fyrir öll innkaup hjá Landmælingum Íslands vegna fjárfestinga eða kaupa á vörum og þjónustu. Innkaupastefnan er byggð á lögum og reglugerðum um opinber innkaup og innkaupastefnu ríkisins og innkaupastefnu umhverfis- og auðlindaráðuneytisins.

Markmið stefnunnar

Að skapa traust og áreiðanlegt umhverfi í innkaupum hjá Landmælingum Íslands með áherslu á framkvæmd innkaupa, þannig að tryggt sé að öll innkaup verði hagkvæm, opin, ábyrg og sanngjörn. Einnig er lögð áhersla á að velja umhverfisvænar vörur fremur en þær sem valda meiri skaða á umhverfinu.

Umhverfisvæn innkaup

Við öll innkaup hjá Landmælingum Íslands skal tekið mið af umhverfisstefnu stofnunarinnar þar sem lögð er áhersla á umhverfissjónarmið. Það er t.d. gert með því að taka tillit til endingar, orkunotkunar og endurnýtingarmöguleika. Kaupa skal frekar þá vöru sem merkt er með Norræna umhverfismerkinu (Svaninum), umhverfismerki Evrópusambandsins, eða öðrum viðurkenndum umhverfismerkjum.

Ábyrgð og skipulagning innkaupa

Forstjóri Landmælinga Íslands ber ábyrgð á öllum útgjöldum stofnunarinnar og er hann ábyrgðarmaður innkaupa skv. 90.gr. laga um opinber innkaup. Honum ber að sjá til þess að fjármunir nýtist sem best til þess að ná settum markmiðum. Samþykki hans þarf vegna allra útgjalda og ber honum að undirrita bindandi samninga.

Fjármálastjóri vinnur að samræmingu innkaupa Landmælinga Íslands og hefur eftirlits- og fræðsluhlutverk. Fjármálastjóri skal eigi sjaldnar en einu sinni á ári meta árangur markmiða sem sett eru hverju sinni vegna innkaupa.

Eftirfarandi verkaskipting gildir milli stjórnenda Landmælinga Íslands um innkaup:

Forstjóri hefur umsjón með risnu og sérstökum útgjöldum s.s. vegna lögfræðikostnaðar og annars sem til fellur vegna yfirstjórnar.
Fjármálastjóri hefur umsjón með öllum almennum innkaupum svo sem skrifstofuvörum, hreinlætisvörum, matvöru, fargjöldum og afgreiðslu dagpeninga (innanlands og utan) ásamt öllu sem snýr að rekstrarkostnaði og fjárfestingum varðandi bifreiðar og húsnæði stofnunarinnar.
Forstöðumenn sjá um innkaup vegna faglegra verkefna sem þeir bera ábyrgð á.
Aðrir starfsmenn hafa ekki heimild til innkaupa nema í sérstökum tilfellum og skal það þá gert í samráði við forstjóra, forstöðumenn eða fjármálastjóra.

Innkaupaaðferðir

Rammasamningar og/eða rafræna markaðstorgið skal notað við innkaup þar sem þeir eru fyrir hendi og aðstæður leyfa. Þar sem rammasamningar eru ekki fyrir hendi skal ávallt viðhafa verðsamanburð.
Forstjóri, forstöðumenn og umsjónarmenn málaflokka skulu leitast við að nota innkaupakort ríkisins að svo miklu leiti sem hagstætt er. Handhafar kortanna skulu skila löglegum nótum til fjármálastjóra.
Við kaup á eldsneyti og rekstrarvörum vegna bifreiða skulu starfsmenn í umboði fjármálastjóra nota sérstök bensínkort.
Við kaup á fargjöldum skal leitast við að ferðatími sé eins stuttur og kostur er, svo fremi að kostnaður sé innan hóflegra marka.
Við stærri sérfræðiverk skulu gerðir verksamningar og leitað skal tilboða eða farið í útboð, allt eftir umfangi verkefna. Fari kostnaðaráætlun verkefnis yfir lögbundin mörk um útboðsskyldu samkvæmt lögum um opinber innkaup nr. 94/2001 skal undantekningalaust bjóða verkefnin út.
Forstjóri er ábyrgðarmaður allra verksamninga fyrir hönd Landmælinga Íslands.

Kynning stefnunnar

Í beinu framhaldi af samþykkt innkaupastefnunnar skal hún kynnt öllum starfsmönnum stofnunarinnar ásamt umhverfis- og auðlindaráðuneytinu. Innkaupastefnan skal vera aðgengileg á innri vef Landmælinga Íslands ásamt því að vera hluti af gæðahandbók og mælanlegum markmiðum stofnunarinnar.

Innra eftirlit og eftirfylgni

Fjármálastjóri skal tryggja að ávallt komi tveir stjórnendur (annars vegar forstjóri og hins vegar forstöðumenn sviða) að sam þykki útgjalda. Forstjóri og fjármálastjóri skulu gera athugasemdir ef stefnunni er ekki framfylgt.

Siðfræðilegar viðmiðunarreglur við innkaup

Við innkaup hjá Landmælingum Íslands skulu gilda eftirfarandi siðareglur til að tryggja jafnræði og trúnað við innkaup:

Persónulegar ástæður skulu ekki ráða vali á vörum, birgjum eða þjónustu.
Starfsmenn skulu leiða hjá sér hvers kyns persónulegan ávinning sem gæti haft áhrif á ákvarðanir vegna innkaupa.
Starfsmaður skal ekki þiggja gjafir eða fjármuni frá einstaklingum, fyrirtækjum eða öðrum sem á einn eða annan hátt tengjast starfi hans ef almennt má líta á það sem endurgjald fyrir greiða eða sérstaka þjónustu. Sanngjarnt er að víkja frá þessu ef um afmælisgjafir eða annars konar tækifærisgjafir er að ræða enda séu verðmæti þeirra innan hóflegra marka. Hafa skal samráð við yfirmann ef vafi leikur á hvort starfsmanni er heimilt að þiggja gjöf.
Óheimilt er að mismuna á grundvelli ómálefnalegra sjónarmiða, s.s. kynferðis, kynþáttar, kynhneigðar, eða samfélagslegrar stöðu að öðru leyti.
Við innkaup skal ávallt hafa í huga að upplýsingar varðandi þau séu fyrir opnum tjöldum eftir því sem kostur er enda gilda um starfssemina ákvæði stjórnsýslulaga nr. 37/1993 og upplýsingalaga nr. 50/1996.